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Ist heute SO ein Tag?

Alle schreien und wollen gefühlt gleichzeitig etwas von dir. Natürlich am liebsten SOFORT. Auf allen Kommuniktionskanälen poppen die roten Zahlen auf. Das Handy bimmelt.

Noch mehr auf der To-Do-Liste geht absolut nicht! Rangehen? Nachrichten lesen? Abarbeiten? Wo anfangen? Keine Ahnung!

Und wenn wir uns dann doch mal entschieden haben mit einer Sache anzufangen, wird schnell klar: Keine Chance sich zu konzentrieren! Die vielen Dinge wirbeln alle unkontrolliert durch den Kopf. Und das Arbeiten ist mehr zu einem panischen und herumfuchtelnden Umsetzungswahnsinn ohne Plan geworden, als das es irgendwohin führt.

Was tun in solchen Situationen?

Der beste Tip, den ich für diese Tage habe, ist großartig und hilft zu 100%, ist allerdings gleichzeitig auch die größte Selbstüberwindung. Aber es lohnt sich!

Here we go:

1. Erst mal alles auf STOP

Hör auf zu arbeiten! Ich weiss, das ist erst mal nicht das, was Hilfe für das Problem verspricht, aber glaube mir: Es ist die SCHNELLSTE Lösung an wirklich chaotischen Tagen! „Die Zeit hab ich nicht“ zählt also nicht. Du musst mir nur vertrauen…

Also: Handy auf Flugmodus, E-Mail-Programm aus, alles liegen lassen und erst mal weg vom Schreibtisch. Zum Beispiel hin zur Kaffeemaschine.

Einmal tief durchatmen!

So, jetzt bist du zumindest erst mal über der Wasseroberfläche auf einem kleinen Inselchen. Immerhin.

Stell dir jetzt vor du schaust aus der Vogelperspektive auf das Chaos des Tages. Tu so als hättest du für einen Moment nichts damit zu tun. Das hilft enorm, um neutral und lösungsorientiert auf die vielen Themen, Probleme, To Do`s und Termine zu schauen und den nächsten Schritt hin zur Chaos-Entwirrung zu tun.

2. Chaos-Outsourcing & die wichtigste Frage

Schreib dir alles, was dir gerade durch den Kopf rast, auf einen Zettel. Alle To Do`s, Probleme, Projekte, Termine etc.. Vergiss Ordnung oder Struktur dabei, es geht dabei nur darum, erst mal alles aus dem Kopf zu bekommen. Eine Art persönliches Chaos-Outsourcing.

Danach stell dir diese Fragen:

• Was ist für DICH wichtig, heute fertig zu machen?
• Was ist es, das DICH heute zufrieden nach Hause gehen lässt?

Geh intuitiv vor, denk nicht zu lange darüber nach und marker dir den einen Punkt deiner Begierde fett an! Bitte schalte bei diesen Fragen vollkommen die drängenden Anfragen und Bedürfnisse von deinen Kunden oder Mitarbeitern aus. Die kommen gleich noch dran.

Wenn nichts auf deinem Zettel steht, das dich zufrieden macht, dann mach dir unbedingt Gedanken darüber, was es sein könnte, trage diesen Punkt nach und marker ihn fett an.

Warum du dich als erstes genau damit beschäftigen sollst? Genau mit der Aufgabe, die nichts mit dem Stress zu tun hat, der gerade von Aussen auf dich einprasselt. Keine Zeit dich damit zu beschäftigen, weil viel zu viel zu tun ist!

Glaube mir, diese Aufgabe wird es sein, die dir lebensnotwendige Energie zurück geben wird. Nur so kannst du den Berg an Arbeit bewältigen und dich wieder mit Freude allen Anforderungen von Aussen stellen!

3. Ausmisten und sortieren

Für alle anderen Dinge, die nun noch auf deiner Liste stehen, stell dir diese Fragen:

• Was von den vielen Dingen, die du auf den Zettel geschrieben hast, sind schlichtweg überflüssig, helfen niemandem oder sind nicht wichtig? Streich sie einfach mit einem fetten schwarzen Stift durch und genieße es!

• Was kannst du verschieben? Welchem Kunden kannst du sagen, dass du sehr gerne das gewünschte Anliegen bearbeitest, aber es momentan leider nicht möglich ist. Biete ihm einen Termin an der für DICH passt. Oft stressen wir uns, alles sofort machen zu wollen.

Gewöhn dir an, Aufgaben auch mal auf die nächste Woche zu schieben, obwohl du es vielleicht sogar noch irgendwie rein quetschen könntest. Das beugt Chaos vor!

• Wozu kannst du NEIN sagen? Oft reicht ein freundliches „Nein danke“ und eine ehrliche Erläuterung dazu. (Coming soon: Professionell NEIN sagen)

4. Beruhigungswaffe Kalender

Alles was jetzt noch übrig ist auf der Liste, was wichtig ist und du nicht vergessen darfst, kannst du dir einfach in deinen Terminkalender eintragen. So kannst du sicher sein, dass nichts verloren geht und du alle Timings im Blick hast.

Wenn du merkst, dass ein Termin nicht machbar ist, trau dich offen bei deinem Kunden anzufragen, ob ein späterer Termin möglich ist, auch wenn du den Termin schon zugesichert hast. Und nein, das ist nicht unprofessionell, sondern menschlich. Wenn du es offen kommunizierst, dann ist das für den Kunden absolut klar und wirkt langfristig professioneller, als bei dem früheren Termin schlecht vorbereitet oder gestresst rüber zu kommen!

5. Wieder loslegen mit sortiertem und klarem Kopf

Womit du nun als aller erstes loslegen solltest, ist die Aufgabe, die du dir als erstes angemarkert hast. Die Aufgabe, die DICH heute zufrieden nach Hause gehen lässt. Ich verspreche dir, dass dir diese Aufgabe enorm viel Energie geben wird, um danach wieder mit Freude alle Anforderungen und Projekte von Aussen umsetzen zu können.

Nur mit sortiertem und klarem Kopf lässt es sich wirklich gut arbeiten. Deshalb ist es so wichtig, in vollkommen chaotischen Situationen, erst mal einen neutralen Blick zu bekommen und sich zu sortieren. Das gelingt am besten, wenn du dich aus dem Beschuss raus nimmst und kurz auf Pause drückst. Ich weiß, das ist erst mal eine Überwindung, wenn man einen Berg von Arbeit vor sich hat. Aber die vier Steps oben, kosten dich am Ende vielleicht 15-30 Minuten. Und ich verspreche dir, dass du dir mit dieser Methode extrem viel Energie und somit am Ende viel Zeit sparst.

Und jetzt: Mit freiem und sortiertem Kopf weiter arbeiten. Viel Erfolg dabei!

Greez – Julia

…und vergiss nicht, zu entspannen während du arbeitest.

 

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